دانسته های یک مدیر

دانسته های یک مدیر

آنچه یک مدیر باید بداند و عمل نماید.

1- دفتر حضور و غیاب:

1-1 در دفتر حضور و غیاب نام تمام کارکنان اداری- آموزشی بصورت خوانا و کامل نوشته شده باشد.

1-2 همکاران هنگام ورود به آموزشگاه نسبت به امضاء نمودن دفتر حضور و غیاب اقدام نمایند.

1-3 همکاران به امضاء روزهای آینده اقدام ننمایند.

1-4 مدیر یا معاون آموزشی موظفند در پایان هفته نسبت به بستن دفتر حضور و غیاب اقدام نمایند و تذکرات و توصیه های لازم را به همکاران خاطی بنمایند و اسامی افراد غائب در هنگام بسته شدن ذکر گردد.

1-5  در روزهایی که همکاری تدریس ندارد، می توانید از مهر «تدریس ندارد» استفاده نمائید.

1-6 معاون یا مدیر واحد آموزشی در پایان هر روز این دفتر را بررسی و اسامی همکارانی که غایب می باشند را مشخص و به اداره گزارش نمایند.

1-7 مدیر واحد آموزشی چنانچه قصد مرخصی داشته باشد بایستی قبل از رفتن درخواست را به اداره ارسال و پس از موافقت اداره و صدور مرخصی می تواند به مرخصی برود. همکاران هم بایستی تقاضای مرخصی را به مدیر و پس از موافقت مدیر و صدور مرخصی از طرف اداره و جایگزین نمودن دبیر اقدام نمایند.

1-8  اسامی همکارانی که در مرخصی می باشند در دفتر حضور و غیاب مشخص و ثبت گردد.

2- دفتر اندیکاتور:

این دفتر جهت ثبت نامه ها و بخشنامه های اداری می باشد که در مورد این دفتر موارد زیر دقت گردد.

2-1 این دفتر در پایان سال تحصیلی یعنی در شهریور ماه هر سال انسداد می گردد و عبارت: «این دفتر از شماره 1 الی ...... در سال تحصیلی ....... در تاریخ 31/6/..... مسدود گردیده شد»

نام و نام خانوادگی مدیر                                      مهر و امضاء

2-2 در آغاز سال تحصیلی از شماره 1 شروع گردد یعنی از اوایل مهر ماه هر سال ثبت نامه ها و بخشنامه‌ها از شماره یک شروع گردد.

2-3 هیچ شماره خالی نباید در دفتر اندیکاتور موجود باشد چنانچه مشاهده گردید تخلف محسوب می گردد.

2-4 نامه های اداری که بایستی جواب داده شود و روبروی همان شماره ای که در قسمت رسید ثبت شده بایستی در قسمت فرستاده ثبت گردد.

2-5 در خواست مرخصی یا غیبت همکاران بایستی در این دفتر ثبت و ضبط گردد و مطابقت دفتر اندیکاتور و دفتر حضور و غیاب جهت ارائه مرخصی یا غیبت همکاران مهم است.

2-6 مدیر واحد آموزشی حق مکاتبه مستقیم با هیچ ارگان یا سازمان یا نهادی را ندارد و حتی حق مکاتبه مستقیم با سازمان آموزش و پرورش را ندارد. بلکه بایستی از طریق آموزش و پرورش منطقه اقدام نماید.

2-7 اقدامات اسناد مالی (یک پروژه مالی) هم در این دفتر ثبت و ضبط می گردد.

3- دفتر آمار:

3-1 در صفحه اول آمار کلی و جامع کامپیوتری باشد.

3-2 در پایان هر صفحه از دفتر آمار مدیر آموزشگاه بایستی صحت مشخصات و تعداد دانش آموزان را تائید و مهر و امضاء نماید.

3-3 در پایان دفتر آمار هم بایستی، فرم انسداد دفتر آمار که توسط نماینده اداره بسته می شود اضافه و صحافی گردد.

3-4 دفتر آمار بایستی حتماً قبل از مهر ماه (پایان مهر ماه) بسته و صحافی گردد و توسط نماینده آموزش و پرورش هم مسدود گردد.

3-5 چنانچه بعد از انسداد دفتر آمار، دانش آموز منتقل یا اخراج یا از جایی به آموزشگاه وارد شد، اولاً بایستی از اداره آموزش و پرورش منطقه نامه شماره دار با امضای مدیریت یا معاونین داشته باشد. ثانیاً در قسمت پایین ردیف مربوطه به پایه و رشته ذکر مشخصات دانش آموز ضروری است و همچنین در قسمت ملاحظات ذکر شماره نامه اداره ضروری است و به آمار کل هم بایستی اضافه گردد.

3-6 بعد از پایان شهریور ماه هر سال تحصیلی در صفحه آخر دفتر آمار بایستی مجدداً توسط مدیر مهر و امضاء گردد.

3-7 تعداد دانش آموزان ثبت شده در دفتر آمار بایستی با دفتر امتحانات و لیست دبیر دستنویس و کامپیوتری مطابقت داشته باشد.

4- دفتر امتحانات:

4-1 دفتر امتحانات سالهای اول و دوم هر نوبت در پایان آبان ماه هر سال مسدود، همان نوبت صحافی و پلمپ گردد.

4-2 دفتر امتحانات سال سوم خرداد ماه – شهریور ماه و دی ماه تا پایان اسفند ماه با هم صحافی و پلمپ گردد.

4-3 دفتر امتحانات بایستی توسط مسئول ثبت نمرات (مسئول سیستم رایانه) و مدیر آموزشگاه مهر و امضاء گردد.

4-4 دفتر امتحانات بایستی با خودنویس مشکی یا خودکار مشکی امضاء گردد.

4-5 تمامی صفحات دفتر امتحانات بایستی ممهور به مهر امتحانات، شماره گذاری تمامی صفحات و در پایان صفحه آخر توسط مدیر- نماینده اداره – قسمت آخر مجدداً توسط مدیر مهر و امضاء گردد.

4-6 دفتار امتحانات مدارس بزرگسالان بایستی در پایان هر ترم مسدود صحافی و پلمپ گردد.

5- دفتر ریز نمرات دبیران:

5-1 دفتر ریز نمرات دبیران بصورت دست نویس و کامپیوتری می باشد.

5-1-1 دفتر ریز نمرات دستنویس دبیر بایستی با خودکار مشکی، بدون خط خوردگی، بدون خدشه و لاک گرفتگی باشد و با عدد و حروف نوشته شود در پایان امضاء گردد.

5-1-2 نمرات اعشاری بصورت 25/0-5/0-75/0 گرد گردند و بصورت حروفی (ربع) نیم و سه ربع نوشته شوند. مثلاً 75/17 (هفده و سه ربع)- 25/15 (پانزده و ربع)

5-1-3 در جلوی نام دانش آموزان غایب موجه عدد 97 (نود و هفت) و برای دانش آموزان غایب غیر موجه عدد صفر 98(نود و هشت) نوشته شود.

5-1-4 نوشتن نمرات با مداد یا خالی گذاشتن جای نمرات خلاف است.

5-1-5 پایان لیست دبیر با خط کش بسته شود. (با خودکار مشکی)

5-1-6 لیست ریز نمرات بایستی توسط مدیر و دبیر مهر و امضاء گردد.

5-1-7 ذکر تاریخ در پایان محل مشخص شده حتماً نوشته شود.

5-2-1 دفتر ریز نمرات کامپیوتری هم بایستی توسط مدیر و دبیر مهر و امضاء گردد.

5-2-2 دفتر ریز نمرات کامپیوتری در زیر لیست نمرات دست نویس صحافی گردد.

5-2-3 دفتر ریز نمرات دست نویس و کامپیوتری هر نوبت جداگانه پلمپ و صحافی گردد.

5-2-4 دفتر ریز نمرات دروس غیر حضوری توسط دبیری که اوراق امتحانی را تصحیح می کند بایستی مهر و امضاء گردد. (ذکر نام کامل دبیر مربوطه الزامی است.)

6- اوراق امتحانی:

6-1 اوراق امتحانات نهایی و هماهنگ بایستی بمدت 1 سال در جای امن و مطمئن در اداره یا هر کجا که صلاح بداند بایگانی و نگهداری گردد و جهت بازرسی آماده باشند.

6-2 اوراق امتحانات داخلی بمدت 6 ماه در جای مطمئن در آموزشگاه بایگانی و نگهداری گردد و جهت بازرسی آماده باشند.

6-3 در بالای اوراق امتحانی مشخصات دانش آموز – نام دبیر – نام درس – سال تحصیلی – نام آموزشگاه – تاریخ برگزاری امتحان مشخص باشد ضمناً پاسخ نامه اوراق امتحانی بایستی از طریق سیستم رایانه آموزشگاه استخراج گردد.

6-4 دبیر پس از تصحیح ورق امتحان بایستی نام و نام خانوادگی خود را بطور کامل نوشته و ورقه را امضاء نماید این نکته به این معنی است که این برگه توسط خودش تصحیح گردیده و مسئولیت تصحیح ورقه و نمره داده شده را قبول می کند.

6-5 تصحیح اوراق امتحانی با خودکار قرمز – تصحیح مجدد با خودکار سبز و تصحیح برای بار سوم در صورت اختلاف نفر اول و دوم (مصحح اولی و تجدید نظر دومی) با خودکار مشکی و نمره آخری ملاک و مد نظر قرار گرفته می شود.

6-6 در تصحیح مجدد و بار سوم دوباره بایستی کل ورقه تصحیح و نمره گذاری گردد نه اینکه فقط نمراتی که تغییر خواهند کرد.

6-7 رعایت ماده های از آیین نامه آموزشی سه ساله سالی واحدی لازم و ضروری است.

6-8 در هنگام بایگانی اوراق امتحانی، دقت شود که پاسخنامه (کلید) و یک برگه امتحانی باطل شده سوال در داخل پاکت باشد و حتماً اوراق را مطابق لیست دبیر به ترتیب حروف الفبا ردیف تنظیم شده باشند.

6-9 جهت برگزاری امتحانات هر نوبت ، صورتجلسه تنظیم امتحانات تهیه می گردد، تعداد برگه ها، برگه های سوالی، تعداد دانش آموزان شرکت کننده و غایب بایستی با دفتر آمار، امتحانات و دفتر زیر نمرات دبیر اختلاف نداشته باشد.

6-10 پس از پایان مدت و مهلت قانونی جهت نگهداری اوراق امتحانی (یکسال برای نهایی و هماهنگ و 6 ماه برای امتحانات داخلی) اوراق امتحانی بایستی توسط شورای مدرسه (مدیر – معاون آموزش – نماینده معلمان – دفتر دار – مدیر دروس) صورتجلسه و امحاء گردد

6-11 اوراق امتحانی در آموزشگاه تصحیح می گردد و به تشخیص مدیر به دبیران طبق قانون و ضوابط (تحویل و تحول) جهت تصحیح به خارج از آموزشگاه می تواند انجام گیرد.

6-12  هر گونه خدشه – خط خوردگی – تغییر در نمره – دو خطی یا چند خطی بودن بایستی توسط مصحح یا مصححین مهر و امضاء گردد.

6-13 چنانچه اختلافی بین نمره ثبت شده در اوراق امتحانی با لیست دبیر دستنویس و دفتر امتحانات مشاهده گردید، دبیر مربوطه مسئول و پاسخگو می باشد.

6-14 هر گونه اختلاف بین نمره ثبت شده در لیست دبیر و دفتر امتحانات مشاهده گردید، مسئول مستقیم رایانه (امور دفتری) و مدیر مسئول جوابگو هستند.

6-15 نمره با عدد و حروف در برگه امتحانی توسط مصحح یا مصححین بطور مشخص و واضح داده شود.

7- دفتر رسید مدارک :

7-1 دفتر رسید مدارک بر حسب الفبا و یا با استفاده از دفتر راهنما تنظیم گردد.

7-2 در دفتر رسید مدارک حتماً بایستی هنگام تحویل مدارک از تحویل گیرنده علاوه بر امضاء اثر انگشت اخذ گردد.

7-3 مدارک فارغ التحصیلی را فقط به ولی دانش آموز یا خود دانش آموز تحویل دهید.

7-4 مدارک فارغ التحصیلی که وضعیت نظام وظیفه آن مشخص نیست نبایستی تحویل شخص یا اشخاص گردد پس از ارائه پایان خدمت یا معافیت یا از طریق مراجع ذیصلاح که در خواست گردد بایستی تحویل داده شود.

8- لیست نمرات مستمر ............ دبیران:

8-1 هر دبیر موظف است یک هفته قبل از امتحانات پایانی یک نمره بعنوان نمره مستمر تحویل دفتر آموزشگاه دهد.

8-2 نمره مستمر بایستی بر اساس 20 تنظیم شده باشد، گذاشتن علامت + یا – یا هر گونه علامت دیگری در لیست مستمر صحیح نیست.

8-3 هر دبیر بایستی تا پایان هر نوبت حداقل 6 نمره مستمر جهت ارزیابی از دانش آموز داشته باشد.

8-4 معاون آموزشی هر آموزشگاه موظف است یک لیست کلی (دفتری) جهت وارد نمودن نمرات مستمر دبیران داشته باشد جهت پاسخگویی به ارباب رجوع و اولیاء دانش آموزان (بعنوان لیست نمرات مستمر) این لیست علاوه بر پاسخگویی به اولیا جلوی غرض ورزی و لجبازی با دانش آموزان را هم می گیرد.

8-5 در لیست دبیر بایستی ذکر موارد تدریس در هر روز یا هفته مشخص و امضاء گردد.

9- پرونده دانش آموز:

در پرونده تحصیلی هر دانش آموز بایستی مدارک زیر موجود باشد:

9-1 تصویر صفحه اول شناسنامه و چنانچه توضیحاتی دارد صفحه آخر لازم است.

9-2 تصویر کارت ملی

9-3 سوابق تحصیلی سالهای گذشته (مدرک تحصیلی پنجم ابتدایی- سوم راهنمایی و ....)

9-4 کارت واکسیناسیون

9-5 گواهینامه سال به سال جهت دانش آموزان سالی واحدی یا ترم به ترم جهت مدارس بزرگسالان.

9-6 گزارش مربوط به سوابق تحصیلی با نمرات مستمر

9-7 چنانچه انتقالی از خارج از شهرستان باشد بایستی علاوه بر فرم انتقال کامپیوتری تمامی مدارک ممهور به مهر آموزش و پرورش منطقه باشد.

9-8  برگه انتخاب واحد دستنویس و کامپیوتری که به امضاء دانش آموز رسیده باشد.

9-9  یک برگه خلاصه وضعیت جهت دانش آموزان پایه سوم جهت انتخاب واحد و احیاناً بررسی جهت فارغ التحصیلی

10- بایگانی بخشنامه ها

- مدیر آموزشگاه پس از مطالعه بخشنامه یا نامه های اداری، نسبت به دستور و ارجاع به معاونین یا امور دفتری............... اقدام می نماید.

- بخشنامه های اداری بایستی بر اساس کدهای مربوطه بایگانی گردد تا در هنگام نیاز قابل دسترسی آسان باشند.

- مدیر بایستی آشنایی کامل به کدهایی که ارتباط روزانه دارد داشته باشد (مثلاً کد 9 آموزش متوسطه- کد 22 امتحانات و کد 14 فنی وحرفه ای و کد 19 شاخه کاردانش و کد 19 آمار و بودجه و کد 1 ریاست و روابط عمومی)

- مدیر بایستی بخشنامه هایی که مهلت پاسخ گویی و تاریخ دار هستند، در دفتر یادداشت شخصی ذکر و پیگیری نماید تا به موقع پاسخ داده شود.